Bago sa malayong trabaho? Ang mga tool na ito ay gagawing mas madali ang iyong paglipat sa pagtatrabaho mula sa bahay

Shutterstock.

Habang nagpapatuloy ang pagsiklab ng coronavirus (kahit lumalabas sa mga newsroom ), hinihiling ng mga organisasyon sa mga empleyado na magtrabaho mula sa bahay kapag kaya nila.

Para sa ilan, maaaring mangahulugan ito ng pagtuklas ng mga puwang sa iyong mga toolstacks. Sa pag-iisip na iyon, nag-compile kami ng listahan ng mga tool na maaaring makatulong sa iyo na matugunan ang iba't ibang pangangailangan na maaaring mayroon ang iyong team sa pananatiling konektado at epektibo sa trabaho.

Ang isang kumpletong listahan ay halos imposibleng i-compile dahil sa rate kung saan inilunsad ang mga bagong produkto, o isinara para sa bagay na iyon, ngunit ito ang ilan sa mga pinakakaraniwang tool na nakikita naming ginagamit ng mga newsroom. Nilalayon din namin ang mga tool na may mas simpleng onboarding at kakayahang magamit sa halip na magbahagi ng mga kumplikadong tool na hindi madaling gamitin. Nagsama kami ng impormasyon tungkol sa pagpepresyo ngunit dapat mong suriin ang mga website ng mga platform para sa pinakatumpak na impormasyon dahil maaaring iba ito depende sa laki at pangangailangan ng iyong organisasyon. Tandaan na maaaring may mga patakaran ang iyong kumpanya tungkol sa kung aling mga bersyon ng mga tool ang magagamit mo dahil sa mga hadlang sa seguridad.

Ang mga tool na ito ay inayos ayon sa tatlong karaniwang pangangailangan ng tool na ibinabahagi ng karamihan sa mga organisasyon: komunikasyon, dokumentasyon at pamamahala ng proyekto.

Tandaan na ang mga tool na iyong ginagamit ay hindi dapat maging mas kumplikado kaysa sa gawaing sinusubukan mong gawin. Piliin kung ano ang pinakamahusay na gumagana para sa daloy ng trabaho at mga istilo ng trabaho mo at ng iyong koponan.

Upang maging matagumpay ang pakikipag-usap nang harapan, mahalagang magtakda ng malinaw na pag-unawa tungkol sa mga inaasahan para sa iyong platform ng komunikasyon.

Yakapin ang asynchronous na katangian ng komunikasyon sa mga platform ng pagmemensahe. Ayusin ang iyong mga pag-uusap sa mga channel o chat para hindi maging napakarami o mahirap hanapin ang impormasyon. Maglaan ng oras upang i-calibrate ang iyong mga setting ng notification para mahanap ang tamang balanse sa pagitan ng alam at overloaded. Gumamit ng mga iskedyul at katayuan upang maitaguyod ang pagkakaroon.

Google Hangouts – video conferencing

Nag-aalok ang produkto ng video conferencing ng Google, ang Hangouts Meet, ng isang simpleng-gamitin na interface para sa mga virtual na pagpupulong, pagbabahagi ng screen at chat. Kung ikaw o ang iyong organisasyon ay gumagamit na ng G Suite, maaari mong gamitin ang mga advanced, enterprise-level na feature ng G Suite nang libre hanggang Hulyo 1. Magbibigay ito sa iyo ng pag-record ng video at mga pulong para sa hanggang 250 tao.

Kung ikaw ay ganap na nabili sa paggamit ng G Suite para sa email (Gmail) at kalendaryo (Google Calendar), ang paggamit ng Google Hangouts Meet ay medyo simple. Awtomatikong gagawa ang Google Calendar ng tawag sa Meet kasama ng bawat imbitasyon sa kalendaryo na ipapadala mo, at maa-access ng lahat ng nasa imbitasyon ang tawag. Kapag nasa loob na ng tawag, diretso ang interface para sa pakikipag-chat at pagbabahagi ng screen. Kung namamahala ka ng isang personal na G Suite account at isang G Suite account sa trabaho, maaaring maging mahirap ang pagpili ng tamang account sa lahat ng oras.

pagpepresyo
Kung mayroon kang Gmail account, mayroon kang libreng bersyon ng Google Hangouts Meet, na nagbibigay sa iyo ng 25 kalahok sa bawat tawag.

Slack – asynchronous na komunikasyon

Ang Slack ay malawak na niyakap, kapwa minamahal at kinasusuklaman ng marami. Ang pangunahing pag-andar ay umiikot sa multi-channel, isa-sa-isa at maliliit na pag-uusap ng grupo. Gayunpaman, maaari mong dagdagan ang iyong paggamit ng Slack sa pamamagitan ng paggamit ng maraming integrasyon na maaaring maghatid ng impormasyon sa pagitan ng Slack at iba pang mga platform na maaari ding gamitin ng iyong organisasyon.

Maaari kang maging up at tumakbo sa isang Slack team sa loob ng ilang minuto at ang interface para sa chat ay makatwirang naa-access ng mga taong may karanasan sa mga online na sistema ng pagmemensahe.

pagpepresyo
Ang Slack ay may tiered na sistema ng pagpepresyo. Kasama sa libreng bersyon ang limitadong kasaysayan ng mensahe at may hangganang pagsasama.

Mag-zoom – video conferencing

Kasama sa Zoom ang video conferencing, pagbabahagi ng screen, chat at pag-record ng video sa base na antas ng subscription. Ang medyo intuitive na interface ay ginagawang medyo madali para sa mga kalahok na mag-navigate kapag nasa session na sila.

Mabilis na mag-set up ng account, ngunit dapat kang maglaan ng ilang minuto upang maging pamilyar sa mga kontrol sa pagsisimula ng isang pulong upang malaman mo kung nasaan ang lahat kapag kailangan mo ito. Ang mga kontrol sa loob ng interface ng video call ay medyo diretso at makikita ng karamihan sa mga user kung paano i-access ang chat o magbahagi ng mga screen kung kinakailangan. Ang mas matataas na antas ng subscription ay magbibigay sa iyo ng higit pang mga tool, gaya ng mga breakout room, na maaaring makatulong kung nakikipag-ugnayan ka sa isang pag-uusap sa mas malaking grupo ng mga tao.

pagpepresyo
Ang Zoom ay may tiered na sistema ng pagpepresyo. Ang libreng bersyon ay nagbibigay-daan sa mga user na mag-host ng hanggang 100 kalahok, may walang limitasyong isa-sa-isang pagpupulong, 40 minutong limitasyon sa mga pagpupulong ng grupo, at walang limitasyong bilang ng mga pangkalahatang pagpupulong.

Skype – video conferencing

Ang Skype ay isa pang opsyon para sa pagho-host ng mga video o audio conference call na may hanggang 50 tao. Maaari mo ring gamitin ang Skype para tawagan ang mga taong wala sa platform. Pinapadali ng Skype ang pagbabahagi ng file sa tawag, pagbabahagi ng screen at pagmemensahe. Ang isa sa mga malaking pagkakaiba sa pagitan ng Skype at Zoom ay na sa Skype maaari mong pamahalaan ang isang contact book at magsimula ng mga tawag sa iba, kumpara sa pag-imbita ng mga tao sa iyong meeting room o pag-iskedyul ng isang video conference tulad ng gagawin mo sa Zoom. Gumagana ang Skype na mas katulad ng isang tradisyunal na karanasan sa telepono, habang gumagana ang Zoom na mas parang isang virtual meeting room.

Ang platform na ito ay nasa loob ng ilang sandali at sumailalim sa isang patas na bilang ng mga pagbabago sa paglipas ng mga taon. Kung matagal mo na itong ginamit, maaaring magulat ka na makakita ng ilang bagong bagay. Ang interface ay medyo navigable para sa sinumang may karanasan sa online na pagmemensahe.

pagpepresyo
Nag-aalok ang Microsoft ng iba't ibang bersyon ng Skype bilang isang produkto. Ang pagpepresyo ay kadalasang nakadepende sa iyong paggamit ng pagtawag.

WhatsApp Group – secure na pagmemensahe at pagtawag

Nagbibigay ang WhatsApp ng internet-based na pagtawag at end-to-end na naka-encrypt na pagmemensahe. Binibigyang-daan ka ng app na lumikha at magpadala ng mensahe sa iba't ibang grupo. Ito ay orihinal na isang mobile app ngunit isang desktop na bersyon ay magagamit na ngayon.

Inaayos ng WhatsApp ang interface sa pamamagitan ng mga chat at tawag. Ang mga chat ay maglalabas ng listahan ng iyong mga grupo. Ilang tap lang para magpasok ng interface ng grupo, gumawa ng bago, o magmensahe sa isang contact. Maaari ka ring magtakda ng kasalukuyang status para matulungan ang iyong team na malaman kung kailan ka available.

pagpepresyo
Ang WhatsApp ay ganap na libre.

Ang malamang ay mayroon ka nang umiiral na repositoryo ng dokumentasyon — isang sistema para sa pagsubaybay sa impormasyon na kailangan ng lahat ng access. Kung hindi mo gagawin, ito ay isang pagkakataon upang lumikha ng isa.

Kahit na bumalik ka sa opisina, mahalagang magkaroon ng mapagkakatiwalaang lugar para sa impormasyon kapag may mga tanong ang mga tao. Iimbak ang iyong mga kasanayan sa koponan, mga pitch ng proyekto, mga retrospective, mga tala sa pagpupulong, at mga ideya sa brainstorming sa isang predictable na lugar, at lahat sa iyong organisasyon ay makikinabang, malayo man o hindi. Tutulungan ka ng mga tool na ito na ayusin ang iyong documentation house.

Google Docs – pagpoproseso ng salita, mga dokumento, mga spreadsheet

Ang Google Docs ay madalas na iniisip bilang Microsoft Word, ngunit sa internet. Habang nagmomodelo ito sa sarili nito sa isang word processor, ito ay talagang naging higit pa sa isang Word clone. Ito ay naging defacto digital document tool na ngayon. Sa kaibuturan nito, ang functionality nito ay medyo simple at dapat na pamilyar sa sinumang gumamit ng word processor. Gayunpaman, dahil sa koneksyon nito sa buong linya ng mga produkto ng Google Drive, kabilang ang Google Sheets at Google Slides, maaaring mag-import ang Google Docs ng data, mga chart at talahanayan mula sa mga produktong iyon. Maaari rin itong magpatakbo ng mga custom na script.

Kung gumamit ka ng word processor, hindi ka dapat magkaroon ng problema sa pagsisimula sa paggawa ng isang dokumento sa Google Docs. Ang pag-aayos ng mga doc na iyon ay maaaring maging mas mahirap. Ang Google Docs ay bahagi ng Google Drive, kung saan maaari mong ayusin ang Docs, Sheets, Slides sa iba't ibang paraan. Lumilikha ka ng sarili mong file system sa iyong Google Drive, hindi katulad ng file system ng iyong computer. Katulad ng iba pang produkto ng Google, kung nagpapanatili ka ng personal na G Suite account at isang G Suite account sa trabaho, maaaring maging isang hamon ang pamamahala sa kung aling account ang ginagamit mo sa isang partikular na oras.

pagpepresyo
Libre para sa lahat ng user ng G Suite.

Nakapila – dokumentasyon at pamamahala ng proyekto

Ang Coda ay isang sistema ng dokumentasyon na naglalayong pagsama-samahin ang maramihang mga thread. Ang natatanging halaga sa Coda ay ang kakayahang magkaroon ng iba't ibang uri ng file sa isang espasyo. Ang iyong mga slide, spreadsheet, at talahanayan ay maaaring mabuhay sa loob ng parehong dokumento, sa halip na magpalipat-lipat sa iba't ibang produkto. Ito ay pinaka-kapaki-pakinabang kung mayroon kang iba't ibang mga mapagkukunan na kailangan mong pagsamahin habang gumagawa sa isang proyekto.

Dahil maraming iba't ibang bagay ang maaari mong gawin at maraming iba't ibang integrasyon upang samantalahin, makatutulong na tingnan ang gallery ng template ng Coda upang madama kung ano ang posible. Ito ay lalong mahalaga kung makakita ka ng isang blangko na canvas na napakalaki at hindi ka sigurado kung paano ayusin ang iyong trabaho.

pagpepresyo
Nag-aalok ang Coda ng isang tiered plan system. Kasama sa libreng bersyon ang walang limitasyong mga editor at Doc Maker, walang limitasyong mga manonood, limitadong laki ng dokumento, mababang quota sa automation, limitadong pagsasama (bagaman hindi karaniwang mga tool na malamang na kailangan mo), isang 7-araw na kasaysayan ng bersyon, real-time na pakikipagtulungan, walang limitasyong mga folder at suporta sa komunidad.

paniwala – dokumentasyon at pamamahala ng proyekto

Ang paniwala ay isang bagong dating na madalas nakikita bilang isang katunggali sa Google Docs. Talaga, sinusubukan nitong pagsamahin ang mga tool na magkakaibang bilang Evernote, Trello at Airtable sa isa. Hinahayaan ka ng paniwala na lumikha at mag-ayos ng mga dokumento na higit na magagawa kaysa sa pagpoproseso ng mga salita. Ang mga dokumento sa Notion ay maaaring magsama ng mga listahan ng gagawin, kalendaryo, database at higit pa. Kung kailangan mo ng isang lugar upang ayusin ang mga dokumento at pamahalaan ang mga gawain na lumabas mula sa mga dokumentong iyon, ang Notion ay maaaring maging isang one-stop na solusyon sa mga problemang iyon.

Ang ideya ng paniwala ng mga pahina at organisasyon ay maaaring nakakalito sa simula. Dapat kang magkaroon ng isang malinaw na pananaw sa kung anong mga dokumento ang gusto mong iimbak sa Notion bago ka sumisid. Maaari itong malutas ang maraming iba't ibang mga problema, kaya alamin ang iyong partikular na kaso ng paggamit bago ka mapuspos.

pagpepresyo
Ang paniwala ay may tiered plan system. Ang libreng bersyon ay nag-aalok ng walang limitasyong mga miyembro at bisita, 1,000 'mga bloke' (mabisa, mga seksyon ng nilalaman) at 5 MB ng imbakan ng file.

evernote – dokumentasyon

Ang Evernote ay may mahabang kasaysayan bilang isang personal na aplikasyon sa pagkuha ng tala. Matagal na nitong pinahintulutan ang mga indibidwal na magsulat ng mga tala, mangolekta ng impormasyon mula sa web at ayusin ang impormasyon gamit ang isang matatag na sistema ng pag-tag at pagkakategorya, na ginagawa itong isang sikat na tool sa pananaliksik. Maaaring hindi alam ng ilan na ang Evernote ay mayroon ding mga tampok sa pakikipagtulungan, para sa isang presyo. Ang plano sa negosyo ng Evernote ay may feature na tinatawag na Spaces, na nangongolekta ng mga tala at dokumento ng team nang magkasama sa isang format na parang Drive.

Maaaring gamitin ang Evernote bilang isang lugar lamang para magsulat ng mga tala. Ngunit mayroon itong mga layer at layer ng mga tampok na maaaring tumayo sa pinakamakapangyarihang mga gumagamit ng kapangyarihan. Hinahayaan ka ng web clipper nito na mag-save ng mga web page at PDF mula sa web at iimbak ang mga ito sa iyong Evernote account. Maaari mong gamitin ang pag-tag at paghahanap upang i-filter ang iyong mga tala sa walang katapusang mga paraan.

pagpepresyo
Ang Evernote ay may tiered plan system. Kasama sa libreng bersyon ang buong kakayahan sa pagkuha ng tala, pati na rin ang pag-tag at paghahanap, walang pagbabahagi ng mga tala.

Ang mga tool para sa pamamahala ng proyekto ay nagpapatakbo ng gamut mula sa mga simpleng platform na namamahala sa isang bahagi hanggang sa malalaking produkto na tumutugon sa malawak na hanay ng functionality na maaaring kailanganin sa isang organisasyon.

Trello – pamamahala ng proyekto

Ang Trello ay isang madaling gamiting visual system para sa pag-aayos ng gawaing gagawin gamit ang mga card at listahan. Maaari kang bumuo ng workflow na pinakamahusay na gumagana para sa iyong team, kung saan ang mga item ay maaaring mabilis at madaling ilipat sa paligid batay sa kanilang katayuan. Ipinakilala rin ng Trello ang mga panuntunan at pagsasama na makakatulong na mapanatiling maayos ang iyong istraktura ng organisasyon. Ang Trello ay mayroon ding mga template kung sakaling kailangan mo ng ilang ideya para sa kung paano mo magagamit nang husto ang functionality nito.

Ang user interface ay makatwirang prangka at hindi napakalaki sa paraan ng ilang mga platform sa pamamahala ng proyekto. Ang Trello ay mas mababa kaysa sa ilang iba pang mga platform ngunit iyon ay maaaring maging isang magandang bagay dahil ginagawa nito kung ano ang itinakda nito upang gawin nang maayos at walang kalat ng masyadong maraming pag-andar.

pagpepresyo
May tiered plan system ang Trello. Kasama sa libreng bersyon ang walang limitasyong mga personal na board, walang limitasyong card, walang limitasyong listahan, 100MB na limitasyon sa pag-upload ng file, 10 team board at limitadong automation.

Airtable – pamamahala ng data at organisasyon

Ang pinakamahusay na paraan upang isipin ang tungkol sa Airtable ay bilang isang spreadsheet na may mga superpower. Sa Airtable, maaari mong ayusin ang data sa isang pamilyar na tabular na format, ngunit maaari itong mag-transform sa tulad ng Trello na mga kanban board, kalendaryo at visual na mga gallery. Maaari kang mag-set up ng mga custom na form na magbibigay ng input ng user sa iyong Airtable database. Para sa mga pro user, ang Airtable ay may 'Mga Block,' na nagdaragdag ng karagdagang functionality ng plugin sa mga talahanayan, gaya ng geocoding, mga chart at kahit isang paraan upang magdisenyo ng mga web page batay sa data sa iyong talahanayan.

Gumagamit ang Airtable ng natatanging wika para ilarawan ang functionality nito. Ang karaniwang iniisip mo bilang isang spreadsheet o isang database ay tinatawag na 'Base.' Mayroon itong 'Mga Block' (para sa mga pro user) na nagsasama ng mga plug-in na teknolohiya sa iyong Mga Base. Kapag nalampasan mo na ang lingo, ang Airtable ay isang napaka-flexible na tool sa spreadsheet na nagbibigay sa iyo ng ilang kapaki-pakinabang na kapangyarihan sa isang Google Sheet.

pagpepresyo
May tiered plan system ang Airtable. Kasama sa libreng bersyon ang walang limitasyong mga base, 1,200 record bawat base, 2GB ng attachment space bawat base at dalawang linggo ng kasaysayan ng rebisyon.

Saklaw – pamamahala ng proyekto

Ang hanay ay tumatalakay sa gawain ng pag-alam kung sino ang gumagawa kung ano at nasaan ang mga koponan sa mga tuntunin ng mga layunin. Pinapadali ng Range ang indibidwal na pagpaplano ng gawain at pag-check-in ng team na may mga iskedyul at benepisyo mula sa malawak na hanay ng mga pagsasama sa mga app na malamang na gamitin mo, gaya ng Slack, Google Drive, Calendar, Trello at Github.

Mayroon itong magiliw na user interface at ang proseso ng onboarding ay gagabay sa iyo kung paano ito gamitin. Available ang mga tip at halimbawa sa lahat ng view hanggang sa i-dismiss mo ang mga ito.

pagpepresyo
Ang saklaw ay libre para sa mga koponan na hanggang 10 tao. Ito ay $14 bawat buwan para sa bawat karagdagang kasamahan sa koponan.

Lunes – dokumentasyon at pamamahala ng proyekto

Ang Lunes ay isang board-organized system para sa pamamahala ng mga proyekto at daloy ng trabaho. Kumokonekta ang mga pagsasama sa mga app na maaaring ginagamit mo na. Ang iba't ibang view, tulad ng workload at timeline, ay nagpapakita ng status ng trabaho sa mga kapaki-pakinabang na paraan na nagpapadali sa pagsukat kung ano ang ginagawa at kung kailan. Maaaring i-automate ang functionality gamit ang codeless automation routines na makakapag-streamline ng mga gawain.

Nag-aalok ang site ng maraming functionality ngunit ang proseso ng onboarding para sa mga bagong account ay gumagawa ng isang disenteng trabaho sa paggabay sa iyo sa proseso ng pag-set up ng bagong board. Maraming available sa interface kaya maaaring tumagal ng kaunting oras upang mapagtanto kung anong functionality ang available.

pagpepresyo
May tiered plan system ang Lunes, kung saan nakabatay ang pagpepresyo sa bilang ng mga user. Ang pangunahing plano, na $39 para sa limang user bawat buwan, ay nag-aalok ng walang limitasyong mga board, 20 uri ng column, view ng Kanban, mga naka-embed na form, 5GB ng storage at isang isang linggong log ng aktibidad.

Ang huling dalawang item sa listahang ito ay medyo matatag na mga platform ng pamamahala ng proyekto na maaaring higit pa sa hinahanap mo kung sinusubukan mo lang na tugunan ang mga pansamantalang gaps sa iyong daloy ng trabaho. Gayunpaman, kung handa ka nang suriin ang mas masinsinang mga platform ng pamamahala ng proyekto, ito ay mga all-in-one na opsyon para sa pagsasaalang-alang.

Asana – lahat-sa-isang dokumentasyon, pamamahala ng proyekto, at platform ng komunikasyon

Ang Asana ay isang malaking sukat na platform ng pamamahala ng proyekto na maaaring harapin ang iba't ibang mga aplikasyon sa marketing, benta, operasyon, produkto at iba't ibang mga pangangailangan sa pamamahala ng daloy ng trabaho. Mahirap ilarawan nang maikli ang lahat ng functionality nito habang tinutugunan ng Asana ang maraming espasyo sa pamamahala ng proyekto. Sinasaklaw nito ang karamihan sa functionality ng kumbinasyon ng mga produkto sa itaas, kabilang ang komunikasyon, pamamahala ng gawain, mga iskedyul, daloy ng trabaho ng proyekto at higit pa.

pagpepresyo
May tiered plan system ang Asana. Kasama sa libreng bersyon ang pamamahala ng gawain; listahan, board at mga view ng kalendaryo; mga nakatalaga at takdang petsa; hanggang 15 kasamahan sa koponan at pagsasama ng app.

Basecamp – lahat-sa-isang dokumentasyon, pamamahala ng proyekto, at platform ng komunikasyon

Ang Basecamp, na itinayo ng isang kumpanya na nangunguna sa malayong trabaho mula noong bago ito ay cool, ay nangangako na lutasin ang lahat ng iyong pangunahing pangangailangan sa tool sa isang komprehensibong solusyon. Sa Basecamp, gumagawa ka ng mga proyekto. Sa loob ng mga proyekto, maaari kang lumikha ng mga listahan ng gagawin, magtalaga ng mga gawain, magpadala ng mga anunsyo sa mga miyembro ng koponan, mag-iskedyul ng mga pagpupulong, magbahagi ng mga dokumento at magsimula ng mga panggrupong chat. Sa lahat ng iyon, maaaring pumalit sa teorya ang Basecamp sa Google Docs, Slack, Dropbox, Trello at Asana.

Mahigpit na binibigyang-diin ng Basecamp ang asynchronous na katangian ng malayong trabaho. Kung naghahanap ka ng solusyon na nagbibigay-daan sa iyong makipagtulungan sa mga tao sa iba't ibang iskedyul, sa iba't ibang lugar, na may iba't ibang kakayahan sa malayuang komunikasyon, ang Basecamp ay isang partikular na kawili-wiling solusyon.

Ang pagbili sa isang produkto tulad ng Basecamp ay nangangahulugan ng pagbili sa buong pilosopiya ng pamamahala ng produkto. Ito ay talagang gumagana para sa ilang mga tao at pinapatay ang iba. Ngunit kung handa ka na para sa isang komprehensibong solusyon, ang paglalaan ng oras upang malaman ang Basecamp ay magtuturo sa iyo ng maraming tungkol sa kung ano ang gumagana para sa iyong organisasyon at kung ano ang hindi.

pagpepresyo
$99 bawat buwan para sa walang limitasyong mga user at proyekto.

Si Tyler Fisher ay ang representante na direktor, teknolohiya, sa Balita Catalyst . Maaabot siya sa tyler@newscatalyst.org at sa Twitter sa @tylrfishr .

Si Heather Bryant ay ang representante na direktor, produkto, sa Balita Catalyst . Maaabot siya sa heather@newscatalyst.org at sa Twitter sa @hbcompass .

Tinutulungan ng News Catalyst ang mga organisasyon ng balita na ibahin ang kanilang sarili sa mga napapanatiling digital na negosyo.