Pamamahala sa pamamagitan ng telepono? 10 ideya para sa isang mas mahusay na conference call

(Larawan sa pamamagitan ng DepositPhotos)

Paano ko mapapamahalaan ang mga taong hindi ko nakikita?

Iyan ang tanong na nakukuha ko mula sa maraming manager na nakikipagtulungan sa mga malalayong staff at freelancer at nakikipag-ugnayan sa kanila sa pamamagitan ng Skype, Google Hangouts, email, mga online na chat at, oo, sa telepono.

Malinaw sa hinihiling ng mga tagapamahala na sa kabila ng mga pagbabago sa teknolohiya ng komunikasyon, nananatiling mahirap na makipag-usap nang epektibo sa mga taong nagtatrabaho sa ibang lokasyon.

Naaalala kong mabuti ang hamon. Sa aking unang pagtatalaga ng desk job sa The Philadelphia Inquirer, inayos ko ang saklaw ng papel sa New Jersey, at marami akong natutunan tungkol sa pagsusugal sa casino, cranberry bogs, Superfund toxic waste site at tiwaling pulitiko. Dahil ako ay nasa Philadelphia at karamihan sa aking mga tauhan ay nagtatrabaho sa mga bureaus na matatagpuan sa Trenton at mga punto sa timog, marami rin akong natutunan tungkol sa pamamahala sa pamamagitan ng telepono.

Sa mga taon mula noon (at medyo marami na), ang paggamit ko ng telepono ay kadalasang nagsasangkot ng pagtitipon ng mga grupo ng mga tao para sa mga conference call. Ang ilan ay tinawag upang gumawa ng mga anunsyo o magbahagi ng impormasyon. Ang iba ay nagbigay ng paraan upang mag-brainstorm ng mga ideya o talakayin ang mga diskarte sa isang problema. Ang ilan ay ginaganap buwan-buwan, lingguhan o kahit araw-araw upang ang mga miyembro ng aking desentralisadong kawani ay makapag-brief sa isa't isa at makapagplano nang sama-sama. At ang ilan ay tinawag upang harapin ang mga partikular, minsanang isyu.

Kamakailan ay narinig ko mula sa isang manager na humingi ng mga tip sa pagpapadali ng isang epektibong conference call. Kinikilala na ito ay isang sining, hindi isang agham, at dapat mong iangkop ang iyong indibidwal na diskarte sa mga natatanging pangangailangan at katangian ng iyong grupo, inaalok ko ang mga ideyang ito. Sana nakakatulong sila.

1 . Kilalanin ang mga kalahok. Ang unang hakbang sa paggawa ng matagumpay na conference call ay magaganap bago pa man mag-dial ang sinuman. Kailangan mong kilalanin ang mga kalahok — at kailangan ka nilang kilalanin. Kaya bisitahin ang iyong mga malalayong lokasyon nang madalas hangga't maaari. Magagawang maglagay ng mga mukha gamit ang mga boses. (Nagtrabaho ako sa dalawang freelance stringer sa Jersey sa loob ng apat na taon at hindi ko sila nakilala nang personal.) Maaaring hindi mo mabisita ang iyong kawani ng kawanihan at mga freelancer bawat linggo, o kahit buwan-buwan, kaya kapag kaya mo, gawin ang bilang ng pagbisita — tugunan ang mga isyu sa trabaho na nagbibigay-daan sa bawat isa sa inyo na makita ang isa't isa sa pagkilos.

dalawa. Magtakda ng layunin. Kahit na ang tawag ay gaganapin bawat linggo upang talakayin ang mga isyu tulad ng paparating na edisyon ng Linggo, ang mga sukatan ng iyong website o isang pangmatagalang progreso ng proyekto, magtatag ng isang malinaw na layunin para sa bawat tawag. Kung ang gusto mo lang gawin ay tiyaking alam ng lahat kung ano ang ginagawa ng kanilang mga kasamahan, maaari mong sabihin sa lahat na magsumite ng isang bagay sa pamamagitan ng pagsulat at mag-dump ng isang pulong. Ngunit kung gusto mong tukuyin ang pinakamagandang kuwento sa linggo at magbahagi ng mga ideya para sa presentasyon nito, tiyaking alam ng lahat ng nasa tawag iyon nang maaga — at tumulong na maisakatuparan ito. Tandaan na kung aanyayahan mo ako sa isang tawag, kailangan kong maunawaan kung bakit ako naroroon at kung ano ang inaasahan kong maiambag sa tagumpay nito. Magsisimula iyon kapag naunawaan ko ang iyong layunin. (At maging makatotohanan. Hindi ka makakagawa ng diskarte sa social media sa isang 60 minutong tawag. Ngunit maaari kang sumang-ayon sa isang proseso at magtalaga ng mga gawain sa mga kasangkot sa proyekto. Iyan ay pag-unlad.)

3. Maghanda ng agenda. At ibahagi ito. Bago ang tawag, magpadala ng email sa mga kalahok na kinabibilangan ng layunin para sa tawag at anumang partikular na punto ng talakayan. Ang pagsasabi sa akin nang maaga kung ano ang tatalakayin natin ay nagbibigay sa akin ng pagkakataong mag-isip tungkol sa isyu at kung ano ang maaari kong iambag. Kung introvert ako, marami ka lang natulungan sa akin. Gayundin, isama sa email ang mga pangalan ng mga tatawagan. Makakatulong ito sa akin na isipin kung sino ang nakaupo sa virtual conference table na ito.

4. Magsimula (at magtapos) sa oras. Kung mahirap magpatakbo ng isang personal na pagpupulong kapag ang mga tao ay dumarating sa lahat ng oras, mas mahirap kapag sila ay pumapasok sa isang conference call pagkatapos na ito ay nagsimula. Kung magsisimula ang tawag ng 2 p.m., simulan ito ng 2 p.m. at pag-follow up sa mga palaging late dumating. At para sa iyong bahagi, siguraduhing tapusin ang tawag kapag sinabi mong matatapos ito.

5. Kumuha ng roll. Sa simula ng isang tawag, gusto kong ipahayag ng mga kalahok sa tawag ang kanilang presensya. Nagagawa nito ang dalawang bagay: tinutulungan nito ang mga kalahok na larawan kung sino ang nakaupo sa paligid ng virtual conference table; at binibigyan ako nito ng pagkakataong gumawa ng checklist kung sino ang tumatawag — para masigurado kong maririnig ang boses ng lahat.

6. Magtakda ng mga inaasahan para sa pakikilahok. Tumawag sa mga tao. Ang mga conference call, tulad ng lahat ng pulong, ay nagbibigay-daan sa iyong magpadala ng iba't ibang mensahe, tulad ng: 'Kailangan namin ang mga ideya ng lahat sa organisasyong ito.' 'Ang pinakamalakas na boses ay hindi magkakaroon ng kalamangan.' 'Ituturing namin ang mga ideya ng lahat nang may paggalang.'

Masyadong maraming conference call, tulad ng napakaraming in-person na pagpupulong, ang lumalabag sa mga prinsipyong ito, at ang organisasyon ay mas mahirap para dito. Bilang facilitator, subaybayan kung sino ang nagsasalita at tanungin ang mga tahimik kung ano ang kanilang iniisip. Kung may magsasalita para sa 26^ikaoras, magalang na sabihing, 'Bago ka magsalita, William, bakit wala tayong naririnig mula kay Susan?' Huwag kalimutan, ito ay iyong tawag.

At mag-ingat sa pagpigil sa pakikilahok sa iyong mga opinyon — ang iyong mga salita ay may malaking bigat. Muli, tandaan na ang pagpupulong ay sa iyo. Pwede kang magsalita kahit kailan mo gusto. Kaya hayaan mo muna ang iba.

7. Manatili sa track. Panatilihin ang iyong mata sa iyong layunin at ang pag-uusap sa punto. Kapag ang isang talakayan na idinisenyo upang ipakita ang mga ideya para sa pagpapabuti ng pagganap sa deadline ay napunta sa isang argumento tungkol sa kung sino ang gumawa ng kung ano sa isang gabi ng Oktubre, maghari sa mga bagay-bagay. Ulitin ang layunin at ibuod ang pag-unlad ng grupo sa ngayon. Pagkatapos ay hayaang magpatuloy ang talakayan.

8. Huwag matakot sa katahimikan. Ang pagbibigay-kahulugan sa katahimikan sa isang conference call ay isang bagay na isang sining. Ipinapalagay ng maraming facilitator na ang katahimikan ay nangangahulugang huminto ang talakayan at responsibilidad nilang simulan ang pag-uusap. Ngunit tandaan ang tugon ng mabuting reporter sa katahimikan: hayaan itong mag-hang. Madalas itong pinupunan ng taong iniinterbyu — at kung minsan ay dinadala ang pag-uusap sa mas malalim na lugar. O, tumugon sa katahimikan sa pamamagitan ng pag-reframe ng isyung tinatalakay; magtanong ng isang katanungan na makakatulong sa grupo na tingnan ang isyu mula sa ibang pananaw. Bottom line: Huwag hayaang ang katahimikan ay maging sanhi ng mabilis mong pag-abandona sa isang talakayan. Baka may magagandang lugar pa itong puntahan.

9. Sumang-ayon sa mga susunod na hakbang. Habang malapit ka nang matapos ang isang tawag, ibuod kung ano ang nagawa ng grupo, iugnay ito sa nakasaad na layunin ng pulong at magmungkahi ng mga susunod na hakbang. Ano ang gagawin mo sa output ng pulong? Ano ang kailangan mong gawin ng iba sa tawag? Sino ang mag-uulat muli sa susunod na tawag? Kailan mangyayari? Iwanan ang lahat na may malinaw na kahulugan kung bakit ang tawag ay isang produktibong paggamit ng kanilang oras.

10. Mag-follow up gamit ang email. Gusto ng ilang manager na may tumatawag na kumuha ng mga detalyadong minuto at ipamahagi ang mga ito sa mga kalahok pagkatapos. Karaniwan akong nakasandal sa isang mas maikling follow-up na email kung saan ibubuod ko kung ano ang nagawa namin at kung ano ang napagkasunduan namin na magiging mga susunod na hakbang. Ngunit hayaang gabayan ng sitwasyon ang iyong pag-follow-up. Kung ang iyong layunin ay mag-brainstorm ng mga ideya para sa paparating na kampanya sa halalan at ang tawag ay nakabuo ng 57 ideya, isang email na naglilista ng lahat ng mga ito ay nagsasabi sa grupo na mayroon itong maraming magagandang ideya. Kung ang iyong layunin ay markahan ang pag-unlad ng isang patuloy na programa sa pagsasanay ng kawani, maaaring sapat na ang isang maikling talata.

Pinakamahalaga, tandaan na ang pamamahala ng mga kawani sa pamamagitan ng telepono ay umaasa sa parehong mga batayan gaya ng pamamahala nang personal. Ang iyong tagumpay ay tataas at bababa sa kalidad ng mga ugnayang itinayo mo sa kawani na iyon. At ang bawat pakikipag-ugnayan mo sa kanila — ito man ay isa-isa o sa isang grupo — ay nakakatulong sa kalidad ng mga relasyong iyon.

I-dial ang layo. (Biro lang.)