Paano magagamit ng mga mamamahayag ang Excel upang ayusin ang data para sa mga kwento

Parami nang parami, ang mga reporter ay bumaling sa Microsoft Excel — o mga katulad na spreadsheet program tulad ng Mga Numero ng Apple — upang isulong ang kanilang pag-uulat. Gumagamit sila ng mga spreadsheet upang subaybayan ang mga badyet ng lungsod, istatistika ng baseball, pananalapi ng kampanya at data ng ospital.

Kung hindi ka pa gumagamit ng mga spreadsheet, mahirap malaman kung saan magsisimula. Sa bahaging ito, mag-aalok ako ng ilang gabay para sa mga mamamahayag na gustong gumamit ng Excel ngunit may kaunting karanasan dito.

Mga simpleng formula

Ang mga programa ng spreadsheet ay naka-set up bilang mga talahanayan ng mga cell, na nakaayos sa mga patayong column (bawat isa ay nakatalaga ng isang titik) at mga pahalang na hilera (bawat isa ay nakatalaga ng isang numero). Ang intersection ng anumang column at row ay isang cell. Kaya, ang column A at row 1 ay nagreresulta sa cell A1.

Ang isa sa mga pinakamalaking benepisyo ng isang spreadsheet ay ang kakayahang pagsamahin ang mga cell upang lumikha ng bagong data. Nagagawa natin ito sa pamamagitan ng mga formula.

Sabihin nating ang cell A1 ay may value na 6 at ang cell B1 ay may value na 2. Maaari tayong magsagawa ng math sa mga cell na ito. Sa cell C1, maaari tayong mag-type ng equal sign (sinasabi nito sa cell na nagsusulat tayo ng formula), at pagkatapos ay piliin ang cell A1, mag-type ng plus sign, at piliin ang cell B2. Pindutin ang pagbabalik at makikita mo ang halaga ng cell C1 ngayon ay katumbas ng 8.

Kaya ito …

… nagiging ganito:

Kung babaguhin mo ang formula sa cell C1 para mabasa ang “=A1-B1” …

… ang halaga ng C1 ay magiging 4.

Gayundin, kung ang formula ay binago sa “=A1/B1” …

… ang halaga ng C1 ay magiging 3.

At kung ang formula ay binago sa “=A1*B1” …

… ang halaga ng C1 ay magiging 12.

Kung babaguhin mo ang mga halaga ng A1 o B1, ang mga resulta ng formula sa C1 ay magbabago nang naaayon.

Sa mga halimbawa sa itaas, ipinapalagay ng spreadsheet na ang mga uri ng data sa A1 at B1 ay mga numero. Ngunit kung minsan, ang mga cell ay nagtataglay ng iba pang mga uri ng data.

Uri ng data

Ang mga cell ay maaaring maglaman ng teksto (kilala rin bilang mga string), mga porsyento, mga petsa, mga tagal ng oras, pera at higit pa.

Isipin kung binago natin ang uri ng cell ng A1 at B1 mula sa 'numero' patungo sa 'teksto.' Bilang panimula, hindi na magagawa ng Excel ang matematika sa mga cell na iyon. Ngunit hindi iyon nangangahulugan na ang Excel ay hindi maaaring magsagawa ng mga formula sa mga cell na iyon. Maaari mo, halimbawa, 'idagdag' pa rin ang A1 sa B1. Gagamitin mo ang parehong formula tulad ng nasa itaas, ngunit baguhin ang + sa isang &. Pagkatapos, sa halip na makakuha ng '8,' makakakuha ka ng '62.' Iyon ay dahil ang Excel ay ngayon ' pagsasama-sama ” ang mga selula.

Kaya ito …

… nagiging ganito:

Maaaring maging kapaki-pakinabang ito, halimbawa, kung mayroon kang mga numero ng telepono na pinaghiwa-hiwalay ayon sa kanilang mga bahagi at gusto mong idagdag ang mga ito nang sama-sama. Maaaring mayroon kang column ng mga area code, column ng mga palitan at column ng mga line number, na maaaring ganito ang hitsura:

Maliwanag, hindi namin gustong 'idagdag' ang mga numerong ito nang magkasama. Gusto naming pagsamahin ang mga ito upang lumikha ng isang numero ng telepono. At, gusto rin naming magpakilala ng mga bagong character sa formula na ito. Gusto naming i-format ang aming numero ng telepono upang maging ganito:

(202) 543-1001

Para magawa ito, kailangan nating magpasok ng ibang text sa ating formula. Upang magdagdag ng iba pang mga character, pinalilibutan namin sila ng mga panipi at itinatakda ang mga ito ng isang ampersand. Halimbawa, sa cell D1, isusulat namin:

=”(“&A1&”) “&B1&”-“C1 gaya ng nakikita dito:

Upang i-extend ang formula na iyon pababa sa column, kopyahin ang cell D1 at i-paste ito sa iba pang mga cell. Ang Excel ay sapat na matalino upang awtomatikong baguhin ang A1, B1 at C1 sa A2, B2 at C2 at sa down the line, na nagreresulta sa:

Ang iba pang mga uri ng data na maaaring pangasiwaan ng Excel ay kinabibilangan ng:

• Petsa
• Mga tagal
• Mga porsyento
• Mga pera
• Mga Fraction
• Notasyong pang-agham

Sa pamamagitan ng pagtukoy sa Excel kung anong uri ng data ang nilalaman ng isang cell, maaari mong kontrolin kung paano ipinapakita ang impormasyon, at maaari mong maayos na manipulahin ang impormasyong iyon. Halimbawa, kung mayroon kang cell na naglalaman ng 12/25/2011 at sasabihin mo sa Excel na i-parse ang field na iyon bilang petsa, maaaring ipakita ng Excel ang Disyembre 25, 2011, o 25/12/2011 o gayunpaman gusto mo.

Gayundin, kung idaragdag mo ang '7' sa Disyembre 25, 2011, makukuha mo ang inaasahang resulta ng Ene. 2, 2012. Ngunit mangyayari lang iyon kung tutukuyin mo ang uri ng data. Upang gawin iyon, piliin ang mga cell na gusto mong tukuyin, mag-click sa menu ng Format at piliin ang 'Mga Cell.' Hindi mo lang matutukoy ang uri ng field, ngunit makakapagbigay ka rin ng format para sa mga field.

Paghihiwalay ng mga column

Minsan mayroon kang spreadsheet kung saan pinagsama ang data, ngunit gusto mo itong paghiwalayin. Ang isang karaniwang sitwasyon ay nagsasangkot ng mga pangalan.

Isipin ang isang column ng mga pangalan na ganito ang hitsura:

Marahil ay gusto mong paghiwalayin ang mga pangalan sa dalawang column: unang pangalan at apelyido.

Para magawa iyon, pipiliin mo ang column, pumunta sa menu ng Data at piliin ang “Text to columns.” (Ang paraan ng proseso ay maaaring mag-iba depende sa iyong bersyon ng Excel. Ang mga tagubiling ito ay para sa Excel 2008 para sa Mac.) Magkakaroon ka ng opsyong pumili ng isang nakapirming lapad (iyon ay, isang tiyak na bilang ng mga character), o isang partikular na delimiter, tulad ng bilang isang puwang, isang tab, isang kuwit, isang tuldok-kuwit o isang delimiter na iyong pinili. Sa aming halimbawa, pipiliin namin ang 'Space' at i-click ang 'Tapos na.'

Magtatapos ka sa mga sumusunod:

Gamit ang mga header

Ang pagsubaybay sa lahat ng iyong column ay maaaring maging isang hamon. Upang makatulong na panatilihing matino ang iyong sarili, maaari kang lumikha ng row ng header na may pamagat sa bawat column. Maglagay lang ng bagong row sa itaas ng iyong dokumento. Maaari mong pangalanan ang bawat column sa header row na iyon.

Kung ang iyong spreadsheet ay maraming row, gayunpaman, ang pag-scroll pababa ay nangangahulugan na mawawala mo ang iyong header row. Upang ayusin ito, maaari mong 'i-lock' ang iyong header row. Ang pamamaraan ay bahagyang hindi intuitive. Piliin mo ang row maganda w ang header row (o rows) at pagkatapos ay pumunta sa Window menu at piliin ang “Freeze Panes.” (Tandaan, ito ay gumagana lamang sa 'Normal' na view.)

Ngayon, kapag nag-scroll ka sa iyong dokumento, nananatili sa lugar ang iyong header row, na ginagawang madali upang laging malaman kung ano ang iyong tinitingnan:

Gumagana rin ito para sa mga column.

Pag-uuri at pag-filter

Ngayong nasa iyo na ang iyong header row, madali mong ma-filter at mai-sort ang iyong data.

Kung magki-click ka sa isang column at pumili ng isa sa mga button ng pag-uuri ng toolbar, ang buong spreadsheet ay muling mag-uuri, kasama ang iyong header row. Ito ay isang problema. Upang pagbukud-bukurin ang data ngunit panatilihin ang iyong header row, pumunta sa menu ng Data at piliin ang 'Pagbukud-bukurin.' Doon, magkakaroon ka ng kakayahang piliin ang iyong pagkakasunud-sunod. Sa ibaba ng window, maaari mong ipaalam sa Excel na mayroon kang header row, na pananatilihin ng program sa unang hilera.

Ang isang mas madaling paraan ay nangangailangan ng isang intermediate na hakbang. Pumunta sa menu ng Data at piliin ang 'Filter' at pagkatapos ay 'Auto filter.' Ang paggawa nito ay magdaragdag ng maliliit na arrow sa iyong mga cell ng header. Mula sa mga arrow na ito, maaari mong mabilis na ayusin ang column at kahit na lumikha ng mga filter, tulad ng nakikita dito:

Halimbawa, sa pamamagitan ng pagpili sa 'Custom na filter,' maaari naming i-filter ang column C (ang apelyido ng mga presidente) upang ipakita lamang ang mga row kung saan ang apelyido ay naglalaman ng titik 'o.' Pagkatapos mong i-click ang OK, makikita mong mawala si John Adams sa listahan.

Para ibalik siya, i-click lang ang mga header arrow sa column na iyon at piliin ang “Ipakita lahat.”

mga pivot table

Ngayong napag-aralan mo na ang ilan sa mga pangunahing paraan upang manipulahin at ayusin ang iyong data, i-explore natin sandali ang isa sa pinakamakapangyarihang tool sa Excel: ang pivot table. Pinapadali ng pivot table na magsagawa ng pagsusuri ng data na nilalaman sa spreadsheet.

Para sa pagsasanay na ito, gagamit ako ng spreadsheet na naglilista ng mga kontribusyon sa mga miyembro ng Kongreso. Ang bawat kontribusyon ay itinalaga ng isang kategorya. Kaya, ang mga spreadsheet na ito ay may dalawang column: 'Halaga ng kontribusyon' at 'uri ng kontribusyon':

Sabihin nating gusto kong idagdag ang lahat ng mga kontribusyon ayon sa kategorya. Upang gawin ito, maglulunsad ako ng pivot table sa pamamagitan ng pagpunta sa Data menu at pagpili sa “Pivot table report…”

Sa resultang dialog box, hihilingin sa iyong tukuyin ang pinagmulan ng data na gusto mong suriin. Pipiliin namin ang 'listahan o database ng Microsoft Excel.' Pagkatapos ay hihilingin sa amin na tukuyin ang hanay ng cell ng data na gusto naming gamitin. Magde-default ito sa buong spreadsheet, ngunit kung gusto mong gumamit lang ng seleksyon ng data, maaari mong piliin ang bahagi ng spreadsheet na gusto mong gamitin. Aasa kami sa default.

Pagkatapos ay magtatanong ang wizard ng pivot table kung gusto mo ang talahanayan sa isang bagong sheet. Masasabi mong oo. Pagkatapos ay magkakaroon ka ng isang talahanayan at isang lumulutang na palette na ganito ang hitsura:

Inaasahan ka ng Excel na i-drag at i-drop ang mga label ng header sa lumulutang na palette sa tamang posisyon sa talahanayan.

Ngayon, gusto naming magdagdag ng mga kontribusyon ayon sa kategorya. Upang gawin ito, i-drag namin ang 'uri ng kontribusyon' sa pinakakaliwang bahagi ng talahanayan, kung saan nakasulat ang 'I-drop ang mga field ng row dito.' Pagkatapos ay ilalagay namin ang 'halaga' sa pangunahing bahagi ng talahanayan, kung saan nakasulat ang 'I-drop ang mga item ng data dito.'

Ang resultang talahanayan ay awtomatikong nagdaragdag ng mga halaga ayon sa kategorya. Makikita natin, halimbawa, na mayroong dalawang kategorya ng mga kontribusyon, 'mga gastusin sa karangalan' at 'mga gastos sa pagpupulong.' Ang kabuuang halaga para sa bawat isa ay $69,059,752.99 at $8,787,082.93 ayon sa pagkakabanggit, tulad ng nakikita dito:

Ngunit, marahil ay hindi namin gusto ang mga kabuuan. Siguro gusto nating makita ang average na kontribusyon para sa bawat kategorya. I-click lamang ang icon na 'Mga setting ng field' sa lumulutang na palette (ito ang may asul na 'i') at palitan ang buod sa 'Average.'

Ngayon ay makikita mo na ang average na honorary na gastos ay $11,563.92 at ang average na gastos sa pagpupulong ay $7,149.78, tulad ng nakikita dito:

O, maaari nating bilangin ang bilang ng mga kontribusyon ayon sa bawat kategorya. I-click muli ang icon na 'Mga setting ng field' at pagkatapos ay piliin ang 'Bilang.'

Ang mga pivot table ay hindi intuitive sa una, ngunit kapag nasanay ka na sa mga ito, nagiging kailangang-kailangan ang mga ito para sa mabilis na pagsusuri ng data sa iyong spreadsheet.

Ang Excel (at iba pang mga spreadsheet program) ay makapangyarihang mga tool at mahalagang bahagi ng digital arsenal ng isang reporter. Bagama't hindi kumpleto ang tutorial na ito, dapat itong makapagbigay-daan sa iyo na humukay sa susunod na spreadsheet na makukuha mo nang walang takot.

Ang kwentong ito ay bahagi ng isang Poynter Mga Hack/Hacker tampok na serye Paano na nakatuon sa kung ano ang matututuhan ng mga mamamahayag mula sa mga umuusbong na uso sa teknolohiya at mga bagong tech na tool.